メールの管理１

メールサービスは色々あって自分で相性の良いものを探せばよい。

目的や事情によって複数のメールアドレスを持つのもやむを得ない。

複数のメールアカウントのチェックは面倒だから、連携させて、1か所のチェックで済ませたいという話になる。

例えば、自分のお気に入りのメアドAに全部集めてもいい。

メアドB・C・D・・・からメアドAに自動転送すれば超簡単。

ところが、自動転送すると着信メールが削除されるものもある。ヤフーメールは削除されるタイプ。グーグルメールは残すか削除するか選択できる。

初期連絡やサービス利用などは着信した元のメアドで登録しているので、そのアカウントを開いたら中が空っぽでは不便。何かの問題が発生したときは、そこに戻って作業する可能性もある。ということで、ヤフーメールの場合は自動転送は使えない。

グーグルの自動転送は、転送先の承認がないと使えない。自分の持っているメアドに転送する分にはそれで問題になることはない。

自動転送ができないときは、POPで取り込む手順がある。これも相手サーバーにメールを残すかどうかの選択ができる。

1つのグーグルアカウントに設定できるPOPアドレスは5個までと制限されている。様々なサイトが提供するサービスを利用する時に、そのサイト用のメアド迄提供されることがある。転送で対応できるところは問題ないが、POP対応のものでも、それを全部カウントしたら、5個では収まらない。

グーグルAに全部集めるとする。

その下にグーグルB、C、・・。を作る。

ヤフーメールならPOP利用設定にして、
ヤフー１～ヤフー５をグーグルBで回収する。
ヤフー６～ヤフー10をグーグルCで回収する。
グーグルB、C、・・・を転送設定してグーグルAに集結させる。

着信アドレスはラベルを付けて区分する。

※

＜第1段階：着信メアド＞⇒
⇒＜第2段階：POP回収メアド＞⇒
⇒＜第3段階：総覧メアド＞

 この3階層が基本構成。

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道草：

https://www.cs-cloud.jp/media/mail-management/mail_automatic_ng/

面白い記事に見えて普通の記事。その逆かな。

受信⇒未処理⇒処理済み⇒保管または廃棄。

言われなくても誰でもやっている。嫌、やろうとしている。

誰でも何時でも問題になるのは未処理のオーバーフローだ。その観点で記事をみると殆ど参考にならない。

ただ、

素晴らしい着眼は「受信箱を空にする」という発想。誰でもやっているかも知れないが自分では思いつくことさえなかったかな。普段、受信箱を見ないから 無理もないが、この筆者の考え方の方が妥当だ。

さて、

受信箱には何もしなくても何も言わなくても、未処理案件メールが注ぎ込まれる。膨大な数。

一般的な工夫は、

1.  自分宛でないメールの除去。自分のアドレスを特定していないメール、多くは、勝手に収集したメールリストや不健全な内容のもの。BCCメールも多い。⇒受信箱から出される。Gメールなら3カ月の猶予で廃棄。
2. 迷惑メールの除去。これには、健全不健全がミックスするが、基本的には迷惑メールフォルダへ送り込む。⇒受信箱から出される。これもGメールなら3か月間の猶予で削除される。
3. 特定関心事のメールは仕分けフォルダーに移す。用件ではないから一時保管で十分。2年経過で廃棄。特定の企業、商品、特定テーマのニュース、一般的な情報収集や所属グループ向けのものなど。⇒受信箱から出される。
4. 返信が必要なメール。相手は、個人または組織。ラベル付けは自動的にできるが、処理は1件ずつ内容を見てからになる。アクションリストみたいなものだ。ただの参考情報もある。処理が終わったらあるいは内容を確認したら、フォルダーに仕舞って受信箱からリジェクトする。⇒処理後、受信箱から出される。メモリアル価値を持たないものは最後のやり取りから2年経過したら廃棄する。
5. メモリアル指定は基本的に永久保存。メール以外の媒体に移してもメモリアルとして管理するのは構わない。
6. それでも、受信箱には扱いの微妙なものがきっと残ることになる。2年を経過しないように必要なら、専用フォルダーを設定する。不明のものは廃棄する。

※